Kassaregister 2027: krav, undantag och kontroll av kassan
Från den 1 januari 2027 gäller nya tekniska krav för kassaregister. Kontrollera din modell och programversion innan du bestämmer om kassan behöver uppdateras eller bytas.
Från den 1 januari 2027 ska kassaregister uppfylla Skatteverkets krav enligt SKVFS 2021:17. Ett register med journalminne ska kunna ta fram registreringarna i XML-format. Det betyder inte att alla företag behöver köpa en ny kassa. Börja med att kontrollera modellen och programversionen som du använder.
Här går vi igenom vad du behöver kontrollera före årsskiftet, vilka företag som ska ha kassaregister och hur du tar reda på om din befintliga kassa kan användas även 2027.
Vad ändras för kassaregister 2027?
Skatteverket anger att kassaregister från och med den 1 januari 2027 ska uppfylla SKVFS 2021:17. Kraven gäller kassaregistrets funktioner. För register med journalminne betyder det bland annat att registreringarna ska kunna tas fram i XML, ett bestämt format för hur uppgifterna ordnas.
Journalminnet sparar kassans registreringar elektroniskt. Att kunna skriva ut en rapport eller spara den som PDF är inte samma sak som att kunna göra den XML-export som krävs.
Kassaregistret ska också vara tillverkardeklarerat och kopplat till en kontrollenhet eller ett kontrollsystem. Det är krav som redan gäller. Skyldigheten att registrera försäljningen och erbjuda kassakvitto är inte heller ny för 2027.
Måste du byta din befintliga kassa?
Det avgörs av vad just din modell och programversion klarar. En äldre kassa är inte automatiskt fel, och en ny eller molnbaserad kassa är inte automatiskt rätt. Be leverantören kontrollera kassan mot kraven som gäller från 2027.
| Leverantörens besked | Vad du gör |
|---|---|
| Modellen och versionen uppfyller kraven | Spara tillverkardeklarationen och instruktionen för att ta fram journaluppgifter. |
| Kassan kan uppdateras | Ta reda på vilken version som behövs, vad uppdateringen omfattar och hur den genomförs. |
| Kassan kan inte uppfylla kraven | Planera ett byte före den 1 januari 2027. Spara den gamla kassans uppgifter innan den tas ur bruk. |
| Leverantören kan inte ge besked | Skicka modellnamn, programversion och uppgifter om kontrollenheten. Be om ett skriftligt svar som gäller den kombination du använder. |
Gå igenom varje kassa om du har flera försäljningsställen. Två kassor som ser likadana ut kan ha olika programversioner. Ett besked om en modell är därför inte alltid tillräckligt för båda.
Så kontrollerar du tillverkardeklarationen
Skatteverket publicerar en lista över tillverkardeklarerade kassaregister. Där finns modell eller program och version. Matcha uppgifterna mot din kassa, inte bara mot tillverkarens namn.
Det som i annonser kallas ett godkänt kassaregister är inte ett register som Skatteverket har provat åt dig. Tillverkaren ansvarar för att registret uppfyller kraven. Tillverkardeklarationen ska visa att modellen eller programmet är testat tillsammans med en certifierad kontrollenhet.
- Skriv upp kassans tillverkare, modell eller program och version.
- Ta fram beteckning, modell och tillverkningsnummer för kontrollenheten eller kontrollsystemet.
- Kontrollera uppgifterna i Skatteverkets aktuella listor och kassans dokumentation.
- Be leverantören bekräfta att din kassa uppfyller kraven från den 1 januari 2027.
- Om kassan har journalminne, be om instruktionen för XML-export och gå igenom hur uppgifterna tas fram.
En äldre post i listan är inte ett tillräckligt besked om hur kassan fungerar efter årsskiftet. Spara därför även leverantörens svar om 2027. Om en programuppdatering påverkar funktioner som regleras i föreskrifterna ska tillverkaren lämna en ny tillverkardeklaration.
Vid köp av ett kassaregister behöver du få dokumentation för den version som faktiskt levereras. Be också om besked om vilken kontrollenhet eller vilket kontrollsystem som hör till kassan.
Samla rätt uppgifter till leverantören
Frågan "är vår kassa godkänd för 2027?" blir svår att besvara om modellen eller programversionen är okänd. Samla uppgifterna per kassaplats. Nedan visas ett exempel på hur du kan ordna underlaget. Uppgifterna är påhittade för att visa arbetsgången, inte ett besked om en viss produkt.
| Uppgift | Exempel från en verksamhet med två kassor | Varför den behövs |
|---|---|---|
| Kassaplats | Butik, disk 1 respektive disk 2 | Gör det möjligt att följa upp varje installation. |
| Modell och programversion | Samma program, men olika installerade versioner | En uppdatering kan behövas på bara den ena enheten. |
| Kontrollenhet eller kontrollsystem | Beteckning och identifieringsuppgifter från respektive installation | Visar vilken kombination leverantören ska bedöma. |
| Journaluppgifter | Instruktion saknas för disk 2 | Ni behöver kunna ta fram uppgifter även när den vanliga ansvariga personen är frånvarande. |
| Integrationer | Kortterminal, artikelregister och bokföring | En uppdatering behöver provas i ert eget försäljningsflöde. |
Begär sedan svar på tre separata frågor: uppfyller den angivna versionen kraven, behöver något ändras och hur tar ni fram journaluppgifterna efter ändringen? Be leverantören hänvisa till dokumentationen för just den versionen. Ett allmänt besked om att leverantörens kassor är moderna eller molnbaserade ger inte samma underlag.
Så kan ett besked om tre kassor leda till tre olika åtgärder
Anta att en verksamhet har samma kassaprogram på tre platser. Leverantören bekräftar att butik A redan har rätt version. Butik B kan uppdateras, medan programmet i den tredje installationen inte längre kan få den version som krävs. Verksamheten ska då inte beställa tre nya kassor enbart för att de nya kraven börjar gälla.
- Butik A behåller kassan och sparar beskedet och exportinstruktionen.
- Butik B planerar uppdateringen och provar berörda funktioner innan den tas i drift.
- Den tredje installationen behöver ersättas, med plan för anmälan och åtkomst till den gamla kassans uppgifter.
Det är ett exempel på beslutsgång, inte en bedömning av någon särskild modell. Varje åtgärd behöver bygga på leverantörens besked om den dokumenterade installationen.
Frågor att skicka till leverantören
Vi använder [modell eller program] med version [version] och [kontrollenhet eller kontrollsystem]. Uppfyller denna installation SKVFS 2021:17 från den 1 januari 2027? Om en ändring behövs, vilken version eller utrustning krävs? Skicka dokumentationen för kombinationen och instruktionen för att ta fram journaluppgifter. Ange även vad vi behöver prova och vilka anmälda uppgifter som ändras.
Komplettera med modell- och versionsuppgifter för varje kassaplats. Be om ett daterat svar där det framgår vem som lämnat beskedet.
Prova mer än ett vanligt kortköp
Ett test som bara visar att kunden kan betala säger för lite om hela kassan. Gör provet tillsammans med leverantören och använd samma utrustning som personalen ska använda. Följ leverantörens instruktion för testförsäljning så att ni inte skapar felaktiga verkliga transaktioner.
- Registrera en varukorg med två olika artiklar. Kontrollera artikelraderna och den moms som gäller för varorna.
- Gå igenom ett kontantköp och ett kortköp. Kontrollera att betalningssättet anges rätt på kassakvittot.
- Prova en retur enligt systemets instruktion. Kontrollera hur den syns i försäljningen och rapporterna.
- Ta fram dagens rapport och jämför den med de moment som provats.
- Ta fram journaluppgifterna med den instruktion som ska användas efter årsskiftet. För en kassa med journalminne behöver ni kontrollera den föreskrivna XML-exporten, inte bara en PDF-rapport.
Anteckna vad som fungerade och vem som rättar avvikelserna. En exportfil som skapats men som ingen vet hur man hittar är inte en fungerande rutin. Bestäm också vem som har behörighet att ta fram uppgifterna och hur verksamheten behåller åtkomsten efter ett abonnemangsbyte.
Vilka företag behöver kassaregister?
Företag som säljer varor eller tjänster mot kontanter, kort eller elektroniska betalningar som Swish ska som huvudregel använda kassaregister. Det gäller exempelvis butiker, restauranger, frisörer och företag som säljer på marknader. Vissa försäljningar och verksamheter är undantagna.
Att du slutar ta emot sedlar och mynt tar alltså inte bort kravet om du fortsätter att ta betalt med kort eller Swish. Det är heller inte företagsformen som avgör. Du som driver enskild firma behöver bedöma försäljningen på samma sätt.
Kassaregister i enskild firma
Börja med hur kunderna betalar och hur stor den försäljning är som omfattas av kravet. En enskild firma som fakturerar sin försäljning kan ha andra förutsättningar än en firma som tar betalt direkt i en salong eller butik.
Du behöver inte ett tillverkardeklarerat kassaregister om försäljningen mot kontanter, kort och motsvarande betalningar är högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader. Kontrollera prisbasbeloppet för det år du bedömer. Räkna med både kort och Swish, inte bara sedlar och mynt.
Fakturerad försäljning och andra undantag
Fakturerad försäljning behöver inte registreras i kassaregister. Om du både fakturerar och tar betalt direkt behöver du bedöma den direkta försäljningen för sig.
Det finns också undantag för bland annat distans- och hemförsäljning, taxi och viss obemannad försäljning. En beställning i en app är däremot inte automatiskt distansförsäljning. Skatteverket anger exempelvis att app- eller webbförsäljning när kunden sitter i restaurangen eller caféet inte räknas som försäljning genom distansavtal.
En kontantfaktura kan vara ett alternativ, men då måste fakturan uppfylla bokföringslagens krav. En betalningsbekräftelse från Swish räcker inte som kontantfaktura. Även om du är undantagen från kassaregisterkravet behöver du dokumentera och bokföra försäljningen.
Exempel: samma företag, två sorters försäljning
En verkstad fakturerar arbete till företagskunder och säljer samtidigt produkter över disk med kort och Swish. Börja med att skilja den fakturerade försäljningen från den direkta försäljningen. Jämför sedan den del som omfattas av kassaregisterreglerna med gränsen för obetydlig omfattning. Företagets totala omsättning räcker inte för att avgöra om kassaregister behövs.
Om den direkta försäljningen ligger nära gränsen behöver du följa den under året. Ett undantag som var relevant när verksamheten startade är inte ett besked om kommande försäljning. Ta hjälp av redovisningsansvarig med underlaget och av Skatteverket när bedömningen är oklar.
För en kontantfaktura behövs bland annat motpart, uppgift om affärshändelsen och ett verifikationsnummer. En anonym kortbekräftelse eller Swish-skärmbild ger inte det underlaget. Bestäm arbetssättet i förväg, i stället för att försöka komplettera anonyma betalningar i efterhand.
Kassaregister och kortterminal gör olika saker
Kassaregistret registrerar försäljningen och tar fram kassakvittot. Kortterminalen hanterar kortbetalningen. En bekräftelse från terminalen visar att kunden har betalat, men ersätter inte kassakvittot.
Det finns kassor där kortbetalning och försäljningsregistrering hanteras i samma apparat. Kontrollera ändå att du får både betalningsfunktionen och ett kassaregister som uppfyller kraven. En kortläsare ensam är inte ett kassaregister.
Om din kassa använder en separat kontrollenhet behöver leverantören bekräfta att den fungerar med kassans modell och version. Utgå inte från att din gamla kontrollenhet kan flyttas till en ny kassa.
Planera arbetet före den 1 januari 2027
Gör kontrollen först. Bestäm sedan om du ska behålla, uppdatera eller byta kassan. Tabellen är vårt förslag på hur du kan lägga upp arbetet under hösten 2026.
| När | Vad du gör |
|---|---|
| Nu under hösten 2026 | Samla modell- och versionsuppgifter. Begär leverantörens besked om 2027 och kontrollera tillverkardeklarationen. |
| När du fått besked | Boka eventuell uppdatering eller välj ersättningskassa. Planera hur journaluppgifter och annan dokumentation ska sparas. |
| Före årsskiftet | Genomför ändringen och gå igenom försäljning, kvitton, returer och journalexport med personalen. Ordna de anmälningar som behövs. |
| Från den 1 januari 2027 | Använd en kassa som uppfyller kraven. Ha dokumentationen och instruktionerna tillgängliga. |
Behöver du byta till ett kassasystem bör du också gå igenom sådant som påverkar arbetet vid disken, exempelvis betalningar, kvitton och returer. Kontrollera stöd för de funktioner du använder innan du bestämmer dig.
Anmäl en ny kassa och spara den gamla kassans uppgifter
En ny kassa ska anmälas till Skatteverket innan du börjar använda den. Vid ett byte ska du också avanmäla den gamla kassan. Ändrade förhållanden ska anmälas inom två veckor. Skatteverkets e-tjänst används för att anmäla, ändra, felanmäla och avanmäla.
En uppdatering av programmet behöver också stämmas av mot uppgifterna som är anmälda. Be leverantören ange vilka uppgifter som ändras och kontrollera dem i e-tjänsten.
Spara journaler och kontrollremsor innan du säger upp ett abonnemang eller lämnar ifrån dig kassan. Uppgifterna behöver gå att ta fram även efter bytet. En kontrollenhet som inte längre används ska bevaras på ett betryggande sätt i minst tolv månader. Om den säljs med kassan ansvarar du fortfarande för att uppgifterna finns tillgängliga för Skatteverket.
Kvitton och driftsavbrott behöver fungera i vardagen
Vid varje försäljning som ska registreras ska du ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto. Det kan vara på papper eller digitalt. Kvittot ska visa hur kunden har betalat. Du ansvarar också för att det finns en Z-dagrapport för varje försäljningsdag.
Vid ett längre driftsavbrott ska kassan felanmälas så snart som möjligt. Ett vanligt strömavbrott behöver inte felanmälas. Om du fortsätter sälja när kassan inte fungerar behöver försäljningen dokumenteras, men det gör inte försäljning utan fungerande kassaregister automatiskt tillåten. Gå igenom Skatteverkets regler för driftsavbrott och ha en rutin för vem som kontaktar leverantören.
Skatteverket kan kontrollera både kassan och hur den används vid oanmälda besök. Brister kan leda till kontrollavgift. Dokumentation om modellen ersätter därför inte rutiner för registrering, kvitton och rapporter.
