Kassaregister 2027 – nya krav & vad det innebär för din verksamhet
Från och med den 1 januari 2027 gäller nya regler för kassaregister i Sverige, enligt Skatteverkets föreskrifter SKVFS 2021:17 och SKVFS 2021:18. Dessa förändringar syftar till att modernisera och förbättra kontrollen av företag som hanterar kontant betalning eller elektroniska betalningar som Swish, vilka likställs med kontokort enligt Skatteverket.
Den här artikeln ger dig en komplett genomgång av vad som krävs, varför reglerna införs, och hur du kan förbereda din verksamhet för att följa de nya kraven.
Varför införs nya krav på kassaregister?
De nya reglerna är ett led i att förbättra säkerheten, förenkla administrationen och minska risken för fusk inom kontanthandeln. Genom att införa standardiserade format som XML för journalminnen och stärka kraven på kontrollsystem kan Skatteverket lättare granska och säkerställa att korrekt information registreras och rapporteras.
De nya kraven – vad måste ditt kassaregister uppfylla?
Här går vi igenom de viktigaste förändringarna och vad de innebär för din verksamhet. Vi tar upp allt från journalminne i XML-format till krav på kontrollsystem, kundkvitton och rapportering av tekniska fel.
1. Journalminne i XML-format
Från och med 2027 måste kassaregister med journalminne kunna exportera registreringar i XML-format. Detta gör det enklare att standardisera datahantering och möjliggör snabbare kontroller av Skatteverket. Om ditt nuvarande kassaregister inte stödjer denna funktion måste det uppgraderas eller bytas ut.
2. Kontrollenhet eller kontrollsystem
Kassaregister ska innehålla en kontrollenhet eller ett kontrollsystem som säkerställer att all registrerad information lagras säkert och skyddas mot manipulation. Det är också viktigt att systemet kan verifiera att alla transaktioner registreras korrekt.
3. Kundkvitton
Alla försäljningar som registreras i kassaregistret ska resultera i ett kvitto som erbjuds kunden, oavsett om betalningen sker kontant, med kort eller via Swish.
4. Rapportering av avbrott och fel
Vid tekniska problem med kassaregistret, såsom avbrott eller felaktigheter, ska detta dokumenteras och anmälas till Skatteverket omgående. Det är viktigt att ha rutiner på plats för att hantera sådana situationer.
Vilka företag omfattas av kraven?
Företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning, kortbetalning eller elektroniska betalningar omfattas av skyldigheten att använda ett godkänt kassaregister. Detta inkluderar allt från detaljhandeln till restauranger och tjänsteföretag som hanterar direktbetalningar från kunder.
Undantag: Vissa företag och verksamheter omfattas inte av kassaregisterlagen, till exempel de som har en mycket begränsad omsättning eller bedrivs sporadiskt.
Hur förbereder du ditt företag?
Här går vi igenom vad du kan göra för att ditt kassaregister och din verksamhet ska vara redo.
1. Kontrollera ditt nuvarande kassaregister
Ta reda på om ditt nuvarande kassaregister redan uppfyller de nya kraven. Detta kan du göra genom att kontakta din leverantör och be om en verifiering. Om systemet inte uppfyller kraven behöver du se över möjligheten att uppgradera eller byta ut det.
2. Planera för en uppgradering
Om ditt kassaregister saknar stöd för XML-format eller en kontrollenhet är det viktigt att påbörja uppgraderingsprocessen i god tid. Det kan ta tid att implementera nya system och utbilda personalen i hur de ska användas.
3. Anmäl ändringar till Skatteverket
Vid större förändringar, som byte av kassaregister eller systemuppgradering, är du skyldig att anmäla detta till Skatteverket inom två veckor.
4. Utbilda personalen
Se till att din personal är väl insatt i hur det nya kassasystemet fungerar och vad som gäller enligt de nya reglerna. Detta minimerar risken för fel och säkerställer att allt hanteras korrekt.
Konsekvenser vid bristande efterlevnad
Om ditt företag inte uppfyller de nya kraven kan det resultera i böter eller andra sanktioner från Skatteverket. Det är därför viktigt att agera i tid för att säkerställa att din verksamhet är compliant när de nya reglerna träder i kraft.
Fördelar med de nya reglerna
Även om förändringar kan innebära initiala kostnader och ansträngningar för företag, medför de nya reglerna flera fördelar:
- Bättre kontroll: Standardisering och säker lagring av data minskar risken för fel och fusk.
- Effektivitet: XML-formatet förenklar hanteringen av journaldata för både företag och Skatteverket.
- Trygghet: Kontrollsystem ger ökad säkerhet för både kunder och företagare.
Vi hjälper dig anpassa ditt kassaregister
Vi på Butikskassa.com har lång erfarenhet av att leverera moderna kassaregisterlösningar. Oavsett om du behöver uppgradera ett befintligt system eller skaffa ett helt nytt hjälper vi dig att hitta rätt lösning som uppfyller kraven för 2027.
Kontakta oss idag för en kostnadsfri rådgivning och låt oss hjälpa dig att förbereda ditt företag inför framtiden.