Zettle och PayPal POS för butik och försäljning
Zettle heter nu PayPal POS. Här får du hjälp att välja utrustning, förstå kassaregisterkravet och testa att kassan fungerar för din försäljning.
Zettle heter nu PayPal Point of Sale, förkortat PayPal POS. Med appen och en kortläsare kan du ta betalt och hålla reda på försäljningen. Ska tjänsten också vara ditt kassaregister behöver du aktivera kassaregisterfunktionen och anmäla registret till Skatteverket om verksamheten omfattas av kravet.
Här går vi igenom vilken utrustning du behöver, hur streckkoder fungerar och vad du bör testa innan du väljer system.
Från iZettle till Zettle och PayPal POS
Tjänsten hette tidigare iZettle och därefter Zettle by PayPal. Det aktuella namnet är PayPal POS. Namnet Zettle används fortfarande på äldre utrustning, i produktnamn och i delar av hjälpsidorna.
Har du redan ett Zettle-konto kan du logga in på samma sätt som tidigare. Namnbytet är inget skäl att köpa ny utrustning. Kontrollera däremot att din kortläsare, mobil eller surfplatta fortfarande stöds innan du bygger ut kassan.
Kortbetalning är inte samma sak som kassaregister
Kortläsaren tar emot betalningen. Kassaregistret registrerar försäljningen och tar fram kassakvittot. Att du kan blippa ett kort betyder alltså inte att allt är ordnat enligt kassaregisterreglerna.
Företag som säljer mot kontant- eller kortbetalning behöver normalt ett kassaregister. Det gäller även Swish. Det finns undantag, bland annat för vissa verksamheter med liten försäljning. Kontrollera vilket krav som gäller för ditt företag innan du börjar.
När kassaregister krävs ska det vara tillverkardeklarerat och kopplat till en kontrollenhet eller ett kontrollsystem. Det ska också anmälas till Skatteverket. PayPals kassaregisterfunktion är en separat tjänst som du behöver aktivera. Grundappen och kortläsaren räcker inte i sig.
Du ska då ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto vid varje försäljning. Det kan vara på papper eller digitalt. En bekräftelse på kortbetalningen är inte samma sak som ett kassakvitto.
Välj mellan kortläsare och Terminal
Du kan använda en separat kortläsare med telefon eller surfplatta, eller en Terminal där app och betalning finns i samma enhet.
| Utrustning | Så används den | Kontrollera före köp |
|---|---|---|
| PayPal Reader | Kopplas till telefon eller surfplatta med Bluetooth eller USB-C | Att din enhet och den valda anslutningen stöds |
| Zettle Reader 2 | Kopplas till telefon eller surfplatta med Bluetooth | Att läsaren fortfarande stöds och fungerar med din enhet |
| PayPal Terminal | Har inbyggd POS-app och ansluter via wifi eller mobilnät | Om du behöver varianten med streckkodsläsare och tillbehör för utskrift |
Appen finns för iOS och Android. PayPals svenska startguide för kassaregister anger iPhone, iPad och Android, så en iPad är inte det enda alternativet. Kontrollera aktuella systemkrav för enheten du tänker använda.
Med en surfplatta får du en större arbetsyta vid disken. Terminalen kan passa när du vill bära med dig kassan och ta betalt hos kunden. Valet handlar också om laddning, utskrift och hur personalen ska hitta produkterna.
Bland våra Zettle-tillbehör och kassapaket behöver du välja delar som fungerar med just din enhet. Utgå inte från att en skrivare eller kabel passar alla kombinationer.
Streckkoder finns i PayPal POS
Du kan lägga in produktens UPC- eller EAN-kod i produktbiblioteket och sedan skanna varan i appen. Telefonens eller surfplattans kamera kan användas som läsare. Det finns också stöd för vissa externa streckkodsläsare, och Terminal säljs i en variant med inbyggd skanner.
Stödet skiljer sig mellan enheter. En extern läsare som fungerar med iOS behöver inte fungera med Android eller Terminal. Kontrollera därför både modell och operativsystem.
Prova med dina egna varor innan du beställer utrustningen. Skanna både små etiketter och förpackningar som är blanka eller böjda. För en kassa med många varor per köp är det arbetet vid disken som behöver fungera, inte bara ett enstaka lyckat test.
Produkter, kvitton och personal
I produktbiblioteket lägger du in produkter, priser, bilder och varianter. Biblioteket kan hanteras i appen eller på webben. Via webben kan du även importera produkter från kalkylark.
När du använder kassaregisterfunktionen ska dina produkter och tjänster finnas i biblioteket. Lägg upp tydliga namn och rätt moms från början. Testa att personalen kan hitta liknande varor och välja rätt variant.
För papperskvitton behöver du en kompatibel skrivare. Bland våra kvittoskrivare ska du kontrollera stödet för PayPal POS, din enhet och anslutningen. En kompatibel kassalåda kan anslutas via en skrivare som stöds.
Personalkonton låter medarbetare arbeta med begränsade rättigheter. Om flera personer ska sälja, gå igenom vem som får ändra produkter, göra återbetalningar och ta fram rapporter innan första arbetspasset.
När systemet passar och vad du bör testa
PayPal POS är värt att prova om du vill sköta försäljningen från en telefon, surfplatta eller Terminal. Du kan börja med de delar du behöver och komplettera med exempelvis utskrift och streckkodsläsning.
Behöver du många kassor, flera försäljningsställen eller ett omfattande restaurangflöde ska du testa dina viktigaste moment och integrationer innan du bestämmer dig. Anta inte att stöd för kortbetalning också ger stöd för bordsplan, köksutskrift eller ditt bokföringsprogram.
| Ditt behov | Ett test före beslutet |
|---|---|
| Många olika produkter | Registrera ett vanligt köp med varianter, rabatt och streckkoder |
| Flera medarbetare | Låt personalen logga in och prova sina arbetsuppgifter |
| Bokföring eller e-handel | Kontrollera att rätt uppgifter förs över till programmet du använder |
| Försäljning när nätet är instabilt | Kontrollera uppkopplingen på plats och ordna en reservanslutning |
PayPal POS standardapp kräver internet för kortbetalningar. PayPal har offlinebetalningar i vissa integrerade POS-appar, men det stödet gäller inte automatiskt standardappen. Wifi och mobilnät är därför en del av planeringen.
Om du redan har ett kassaprogram och främst vill byta hur kunderna betalar behöver du kontrollera vilka betalterminaler som kan kopplas till det. Ska du även byta kassan behöver du jämföra kassasystem utifrån försäljning, rapporter och de program du använder.
Tre försäljningssätt att prova innan du väljer utrustning
Butiken med många varianter
En butik säljer samma produkt i flera storlekar och färger. Testa med verkliga förpackningar och ett litet urval från artikelregistret: två storlekar av samma vara, en produkt utan streckkod och en vara som säljs med rabatt. Kontrollera att varje skanning ger rätt variant, inte bara rätt produktfamilj.
Gör först ett köp där kunden tar en av varje variant. Prova sedan hur personalen hittar en vara när streckkoden inte går att läsa. Om systemet ska användas med lager eller bokföring behöver ni även kontrollera vilket artikel-ID som förs vidare. Ett tydligt produktbibliotek sparar fler handgrepp än en snabb kortläsare om personalen annars väljer fel variant.
Salongen som säljer både behandlingar och produkter
Lägg behandlingar och varor så att personalen kan hitta dem utan att blanda ihop namn eller momshantering. Prova ett köp med både en tjänst och en produkt. Kontrollera också hur en rabatt eller en retur ska hanteras i ert arbetssätt.
Ett bokningssystem och en betallösning har olika uppgifter. Om du vill att bokningen ska överföras till kassan behöver den kopplingen verifieras separat. Anta inte att en kundpost, bokning eller artikel automatiskt synkroniseras bara för att båda tjänsterna nämner en integration.
Marknadsförsäljningen med tillfällig disk
Gå till den plats där du faktiskt ska stå och kontrollera nätet med den enhet du tänker använda. Prova även hur kortläsare och telefon laddas under ett längre pass. Planera skydd mot regn och hur kunden kan få sitt kassakvitto om du inte har en fast skrivare vid disken.
Att försäljningen sker utomhus innebär inte i sig att verksamheten slipper kassaregister. Om du använder samma utrustning i butik och på marknad behöver du också kontrollera hur installationen och registreringen ska hanteras för ert upplägg.
När något går fel vid betalningen
| Det personalen ser | Börja med detta | Undvik |
|---|---|---|
| Kunden säger att pengar har dragits, men betalningen ser inte klar ut | Kontrollera betalningens status i tjänsten och följ PayPals instruktion för oklara transaktioner. | Att omedelbart ta betalt en gång till enbart utifrån en notis i kundens bankapp. |
| Läsaren tappar kontakt med enheten | Kontrollera batteri, rätt anslutning och att läsaren används med den avsedda enheten. | Att felsöka kassan, skrivaren och läsaren samtidigt utan att veta vilken del som tappat kontakten. |
| Betalningen fungerar men papperskvittot uteblir | Kontrollera skrivarens ström, papper och anslutning samt att rätt skrivare är vald. | Att anta att betalningen misslyckats bara för att skrivaren inte skriver ut. |
| En skannad vara visar fel artikel | Kontrollera kopplingen mellan streckkod och variant i produktbiblioteket. | Att ändra pris på fel artikel för att få det enskilda köpet att stämma. |
Bestäm vem som får göra återbetalningar och vem som kontaktar supporten. Vid en oklar transaktion behöver ni först få klarhet i vad som registrerats. Spara relevanta transaktionsuppgifter enligt er rutin och be kunden undvika att lämna känsliga kortuppgifter till personalen.
Räkna på hela kostnaden
Jämför utrustning, kassaregisterabonnemang, betalningsavgifter och eventuella integrationer. Be om aktuella villkor och räkna på din försäljning, inte bara priset för den första kortläsaren.
En procentuell avgift påverkas av hur mycket du säljer. Ett annat avtal kan ha fasta avgifter eller andra villkor. Det går därför inte att säga att en stationär terminal eller PayPal POS alltid är billigare.
Jämför två avtal med samma försäljningsunderlag
Ta fram en normal månads kortförsäljning och antalet köp. Multiplicera försäljningsbeloppet med den procentuella avgiften i respektive avtal. Lägg därefter till eventuella avgifter per transaktion, fasta abonnemang och sådant som ni behöver för att använda lösningen. Fördela utrustningens kostnad över samma period i båda jämförelserna.
Gör jämförelsen både för en normal månad och för en månad med lägre försäljning. En större fast kostnad får en annan betydelse när butiken har färre köp. Kontrollera även bindningstid, vad som ingår i supporten och vilka villkor som gäller för återbetalningar. Använd aktuella offerter, eftersom en äldre avgift från en artikel kan ge en missvisande kalkyl.
Checklista inför första försäljningsdagen
- Kontrollera att företagskontot är klart och att du har lämnat de uppgifter PayPal behöver.
- Kontrollera kassaregisterkravet. Aktivera tjänsten och anmäl registret om kravet gäller dig.
- Uppdatera appen och prova anslutningen mellan enhet, kortläsare och tillbehör.
- Lägg in produkter, priser, moms och streckkoder.
- Testa ett köp, kassakvittot och en återbetalning.
- Gå igenom personalkonton, laddning och vad ni gör vid ett nätavbrott.
- Kontrollera hur dagens försäljning ska stämmas av och föras till bokföringen.
